Blog update teknologi dan informasi.

Merencanakan Itinerary Acara – 6 Metode Bahkan Untuk Mendapatkan Program

Perencanaan acara berhasil ketika tamu tahu apa yang diharapkan dan kemudian mendapatkannya. Anda mungkin telah menyiapkan katering terbaik, dekorasi paling indah, dan fasilitas terbaik. Tetapi jika orang tidak tahu kapan harus duduk untuk makan malam atau kapan merencanakan istirahat di kamar mandi, acara Anda akan kehilangan sebagian dari kilauannya. Untuk acara terorganisir yang melibatkan pembicara atau kegiatan tertentu, penting bahwa perencanaan program acara memperhitungkan waktu yang tersedia, waktu yang dibutuhkan, dan perubahan menit terakhir yang tak terhindarkan. Saat Anda mengembangkan program untuk acara Anda, pertimbangkan detail berikut:

1. Siapa yang Pertama?

Sebelum Anda menuliskan program acara Anda, agendanya, buatlah daftar setiap kegiatan yang Anda inginkan terjadi. Kemudian atur semuanya dengan cara yang alami dan masuk akal. Misalnya, alih-alih menjadwalkan pembicara segera setelah makan, jadwalkan sesuatu yang aktif agar tamu Anda tidak mengantuk. Lebih baik mereka menari atau melakukan limbo daripada tidur siang selama pembicaraan penting. Jangan merencanakan pembicara selama bagian pertama makan malam. Jika ya, pembicara Anda harus berteriak untuk didengar tentang derit kursi dan derak perak, belum lagi obrolan mengenal Anda yang ingin Anda dorong selama makanan katering Anda. Jangan membanjiri tamu Anda dengan menghadirkan beberapa pembicara atau presentasi secara berurutan. Mereka akan gelisah dan berhenti memperhatikan, baik menghina pembicara terakhir dalam antrean dan kehilangan dampak dari presentasinya. Jadwalkan kegiatan yang sangat sosial di awal dan akhir program acara Anda. Beri orang kesempatan untuk melihat siapa yang ada di sana pada awalnya dan menyapa mereka. Kemudian biarkan mereka bersantai dan bersenang-senang sebelum pulang sehingga mereka membawa kenangan indah bersama mereka.

2. Waktu adalah Segalanya

Setelah Anda menetapkan urutan kegiatan program acara yang logis dan lancar, pastikan perencanaan acara mencakup pengaturan waktu yang praktis. Anda memiliki jumlah waktu yang dialokasikan untuk menyelesaikan semuanya, dan Anda tidak ingin acara Anda bergerak seperti kereta barang. Anda juga tidak ingin itu berkembang sesuai dan dimulai. Jika tidak ada waktu untuk relaksasi atau istirahat kamar mandi, tamu Anda tidak akan senang. Dan mereka akan kewalahan jika Anda mencoba membuat mereka tetap terlibat setiap menit. Maka dari itu dalam membuat contoh susunan acara resmi dengan waktu yang runtut dan tepat membutuhkan seni dan juga kreativitas. Ada seni yang bagus untuk menjadwalkan – merencanakan terlalu banyak atau terlalu sedikit waktu untuk setiap aktivitas akan membuat tamu Anda kesal, bosan, atau pergi.

Menyertakan waktu dalam program Anda akan membantu Anda, tamu Anda mengantisipasi pilihan mereka sendiri – kapan harus mengisi piring mereka atau menemukan tempat duduk mereka, kapan harus merokok atau istirahat di kamar mandi, kapan harus menyudutkan Harry untuk bantuan atau pertanyaan khusus. Ini juga akan membantu Anda menjaga segala sesuatunya berjalan sesuai rencana dengan memberi Anda poin pemeriksaan. Program tercetak dengan waktu terjadwal membuat semua orang berada di halaman yang sama saat program acara dibuka.

3. Jangan Memindahkan Program Anda

Segala sesuatu yang Anda rencanakan tidak harus disertakan dalam program yang dicetak. Menjaga pembicara atau penghibur “kejutan” khusus di pesawat akan memungkinkan Anda untuk mengisi waktu ekstra jika itu harus muncul. Program Anda tidak harus begitu rinci sehingga Anda tidak memiliki fleksibilitas untuk mengubah hal-hal yang perlu diubah untuk menjaga momentum tetap berjalan. Pastikan Anda memasukkan kegiatan utama (makan, upacara khusus, pembicara utama, kegiatan sosial, waktu bergaul atau menari) pada program cetak Anda, tetapi jangan sertakan setiap jeda atau pengumuman. Program Anda harus cukup terstruktur untuk menjaga segala sesuatunya tetap teratur dan mengalir, tetapi harus cukup terbuka untuk memenuhi kebutuhan yang tidak terduga.

4. Bersiaplah untuk Tamu Unggulan Melewati Waktu yang Diberikan

Anda mungkin telah menjadwalkan 10-15 menit untuk setiap pembicara atau presentasi, tetapi itu adalah sifat manusia untuk mengoceh. Bagaimana jika seseorang mengambil 5 menit dari anggaran waktu mereka? Bagaimana jika SEMUA ORANG pergi? Atau bagaimana jika dibutuhkan waktu lebih lama dari yang diperkirakan untuk menyiapkan presentasi atau panggung? Ingatlah ketika mengatur jadwal Anda bahwa bahkan rencana terbaik pun tersesat. Biarkan sedikit lebih banyak untuk kegiatan tertentu daripada yang Anda pikir akan mereka lakukan. Dan buatlah beberapa waktu istirahat agar pembicara dapat bernafas lega atau tamu dapat mengurus kebutuhan pribadi. Jika Anda merasa tidak membutuhkan waktu ekstra, simpan tamu atau aktivitas “kejutan” di saku belakang Anda. Ini akan menambahkan beberapa spontanitas ke acara Anda dan membuatnya kurang dapat diprediksi. Tamu-tamu Anda akan senang “dihormati” dengan penampilan atau aktivitas khusus.

5. Bersedia Memotong Lemak atau Menambahkan Kilau

Jadilah fleksibel. Tidak ada yang akan berjalan persis seperti yang direncanakan. perencanaan program acara membutuhkan memberi dan menerima program yang dijadwalkan. Mungkin salah satu pembicara Anda tersesat dalam lalu lintas atau sakit. Mungkin hiburan Anda tidak dapat menemukan tempat untuk parkir. Bersedialah untuk mengganti pembicara dan aktivitas di tempat yang masuk akal untuk membuat acara tetap berjalan. Miliki sesuatu yang ekstra direncanakan untuk menggantikan atau menambah program Anda jika diperlukan. Salah satu cara yang bagus untuk mengakomodasi kemacetan waktu yang tidak direncanakan adalah memiliki pembawa acara yang dapat mengisi waktu kosong dengan lelucon dan cerita menghibur jika perlu. Pembawa acara juga dapat memberikan beberapa komentar yang direncanakan untuk mengakomodasi over-time. Bersikaplah fleksibel, dan jangan stres ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana Anda. Pertahankan ketenangan dan keanggunan Anda, dan tidak ada yang akan tahu ada halangan dalam perencanaan program acara Anda.

6. Selalu Minta Orang Lain Meninjau Program Anda

Program Anda mendokumentasikan acara tersebut. Hindari salah mengeja nama seseorang, dan pastikan tidak ada kesalahan ketik pada program Anda. Program Anda harus menarik dan profesional. Jika Anda mengembangkannya, kemungkinan besar Anda akan melewatkan beberapa kesalahan. Jalankan salinan percobaan dan minta teman, rekan kerja, atau sesama perencana acara untuk meninjaunya untuk Anda. Sangat penting: periksa kembali ejaan nama. Tidak perlu menghina pembicara atau tamu dengan kesalahan biasa seperti itu. Ketika Anda merasa nyaman dengan program Anda, kirimkan ke printer jauh sebelum acara. Membuat kepanikan yang tidak perlu dengan menunggu terlalu lama untuk mencetak program Anda adalah masalah yang mudah dihindari.

Program acara bisa sesederhana daftar kegiatan atau serumit jadwal formal. Dalam perencanaan program acara, sifat dan tujuan acara akan menyarankan jenis program yang Anda butuhkan. Semakin banyak tamu yang hadir, semakin terstruktur program Anda. Jika Anda memiliki selebriti atau tokoh besar komunitas, Anda harus memasukkan nama mereka dalam program.

Yang terpenting, gunakan program Anda sebagai panduan saat Anda mengawasi acara tersebut. Jangan membuang perencanaan Anda dengan memainkannya selama acara berlangsung. Tetapkan jadwal yang masuk akal dan tepat waktu yang masuk akal dan memberikan stimulasi dan relaksasi. Jadilah fleksibel dan disiplin saat program acara Anda dibuka. Bersiaplah untuk membuat perubahan di menit-menit terakhir, tetapi jangan membalikkan program “keranjang apel” dengan membuat perubahan dramatis. Berikan informasi yang cukup kepada tamu Anda untuk mengetahui apa yang diharapkan, dan kemudian berikan apa yang mereka harapkan. Menggunakan program acara akan menjadi alat yang sangat berharga dalam membuat acara Anda sukses meriah.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *